Guida · Clienti e vendite
Come scrivere un preventivo che il cliente firma, con esempio
Un preventivo deve avere alcune parti obbligatorie: chi lo fa, a chi, cosa comprende, quanto costa, entro quando vale. Le trovi in qualsiasi modello. Quello che i modelli non dicono è come si scrive un preventivo che il cliente firma, quando sul tavolo ne ha altri due. Qui ci sono tutte e due le cose, con un preventivo intero da guardare pezzo per pezzo.
In breve
- Le parti obbligatorie sono poche: dati delle parti, descrizione, prezzo con IVA, tempi, condizioni di pagamento, validità.
- Un preventivo si firma quando riprende le parole del cliente, dice cosa è escluso e indica il passo dopo.
- Il preventivo non si manda e basta: si presenta, e si richiama dopo 3 e dopo 10 giorni.
Le parti che servono, in una tabella
| Cosa scrivere | Perché conta | |
|---|---|---|
| Data e numero | La data di oggi e un numero progressivo | Per ritrovarlo e richiamarlo |
| Chi e a chi | I tuoi dati e quelli del cliente, con un referente | Il preventivo è rivolto a una persona, non a un'azienda in astratto |
| Cosa comprende | Prodotti e lavori, descritti in modo che li capisca chi non è del mestiere | È la parte che il cliente confronta |
| Prezzo | Per voce e totale, con l'IVA indicata chiaramente | Le sorprese sull'IVA fanno perdere fiducia |
| Tempi | Quando si parte e quando si finisce, o la consegna | Spesso decide più del prezzo |
| Pagamento | Acconto, saldo, modalità | Evita discussioni dopo |
| Validità | Fino a quando vale il prezzo | Dà una data vera per decidere |
| Firma per accettazione | Lo spazio per la firma del cliente | Il preventivo accettato diventa l'accordo fra le parti |
Un preventivo accettato per iscritto ha il valore di un accordo: per questo i tempi e le condizioni vanno scritti con la stessa cura del prezzo. Per i casi delicati, come lavori lunghi o importi alti, conviene far rileggere il modello a un commercialista o a un legale una volta sola.
Cosa fa firmare un preventivo
Il cliente di solito ne confronta due o tre. Le parti obbligatorie ce le hanno tutti. Queste sei cose, quasi nessuno:
- Le parole del cliente in cima. Una riga che riassume cosa ha chiesto, con le sue parole: "Ufficio di 120 metri quadri, d'estate le due stanze sul retro superano i 30 gradi". Il cliente capisce che è stato ascoltato.
- Due opzioni, non una e non cinque. Una che risolve il problema, una che lo risolve meglio. Con due opzioni il cliente sceglie fra le tue, invece che fra te e un altro.
- Cosa è escluso, scritto. Le opere murarie, lo smaltimento, i permessi. Il preventivo più basso spesso è quello che non dice cosa manca.
- Perché questo prezzo. Una riga sulla differenza che conta: il materiale, la garanzia, chi fa il lavoro.
- Cosa succede dopo la firma. Chi chiama, entro quando, cosa serve dal cliente.
- Una validità vera. Trenta giorni, legati a un motivo (il listino del fornitore, il calendario delle squadre). Una scadenza finta il cliente la riconosce.
Un preventivo intero, da guardare pezzo per pezzo
Un esempio inventato: un'azienda che installa impianti di climatizzazione per uffici e negozi, e il preventivo per un piccolo studio di architettura.
Preventivo n. 214 del 28 ottobre 2026
Per: Studio Bianchi Architetti, alla cortese attenzione dell'architetto Elena Bianchi.
Cosa ci ha chiesto. Ufficio di 120 metri quadri al primo piano, sei postazioni. D'estate le due stanze sul retro superano i 30 gradi e il rumore dei condizionatori portatili disturba le telefonate con i clienti.
Opzione A, raffrescamento delle stanze sul retro. Due unità interne silenziose e un'unità esterna, installazione e collaudo. 4.850 euro più IVA.
Opzione B, tutto l'ufficio, anche riscaldamento. Quattro unità interne e un'unità esterna, con controllo da telefono stanza per stanza. 8.900 euro più IVA. Con questa opzione si possono spegnere i termosifoni elettrici della sala riunioni.
Non è compreso: eventuali opere murarie oltre ai fori per le tubazioni, pratiche condominiali.
Tempi: installazione in due giorni lavorativi, entro tre settimane dalla firma. Lavoriamo il sabato se serve non fermare lo studio.
Pagamento: 30% alla firma, saldo a collaudo, con bonifico.
Perché questo prezzo: unità interne a bassa rumorosità, adatte a un ufficio dove si parla al telefono, e cinque anni di garanzia sulla posa.
Dopo la firma: Marco, il tecnico, la chiama entro due giorni per fissare la data.
Validità: 30 giorni, perché il listino del nostro fornitore cambia il primo dicembre.
Firma per accettazione: ______________
Il problema del rumore, che il cliente aveva detto al telefono, torna tre volte: nella richiesta, nella descrizione e nel perché del prezzo. È quello che il cliente ricorderà quando confronterà i tre preventivi.
L'email con cui lo mandi
Il preventivo in allegato senza una riga di accompagnamento è la regola, ed è un'occasione persa. L'email dice in tre righe cosa c'è dentro e propone un momento per parlarne.
Email di invio
Oggetto: Il preventivo per il fresco nelle stanze sul retro
Buongiorno architetto Bianchi, in allegato trova il preventivo con le due opzioni di cui abbiamo parlato. La A risolve il caldo delle due stanze sul retro, la B tutto l'ufficio anche d'inverno. Se le va, lo guardiamo insieme al telefono dieci minuti: giovedì mattina o venerdì pomeriggio?
Meglio ancora, quando si può: presentarlo al telefono o di persona, e mandarlo subito dopo. Un preventivo spiegato a voce si confronta meno sul prezzo.
Dopo l'invio: i richiami
Molti preventivi si perdono qui, perché nessuno richiama. Il conto di quanti clienti si recuperano è nella guida su come trovare nuovi clienti senza più pubblicità, e il modo per far partire i richiami da soli è nella guida sulla marketing automation per PMI. I testi pronti dei richiami sono negli esempi di email per PMI.
Quando il cliente chiede uno sconto
Succede quasi sempre, ed è un buon segno: chi chiede lo sconto sta pensando di firmare. La risposta peggiore è abbassare il prezzo subito, perché dice al cliente che il primo prezzo era gonfiato. Funziona meglio togliere qualcosa, o aggiungere qualcosa che costa poco a te e vale molto per lui.
Risposta a una richiesta di sconto
Buongiorno architetto Bianchi, capisco. Sul prezzo delle macchine non ho margine, ma ci sono due strade: possiamo partire con l'opzione A e aggiungere le altre stanze l'anno prossimo allo stesso prezzo, oppure le inserisco gratis il primo controllo annuale, che di solito costa 180 euro. Quale le sembra più utile?
Due strade, e la scelta resta al cliente. Il prezzo non si tocca, e il cliente ha comunque ottenuto qualcosa.
Il preventivo edile: cosa aggiungere
Per i lavori edili e le ristrutturazioni il preventivo è più lungo, e il cliente ha più paura dei costi che salgono. Tre cose in più aiutano:
- Le fasi, ognuna con il suo importo: demolizioni, impianti, massetti, finiture.
- Gli stati di avanzamento, cioè quando si paga e a che punto dei lavori. Il nome tecnico è SAL, stato di avanzamento lavori.
- La regola sugli imprevisti: se si trova qualcosa che oggi non si vede, si ferma, si mostra al cliente con le foto e si fa un preventivo a parte prima di andare avanti.
Come si fa scegliere un'impresa in un settore dove il cliente decide una volta nella vita è nella guida sul marketing per imprese edili.
Quando il preventivo non è il problema
Se i preventivi si richiamano tutti, sono scritti bene e non si chiudono lo stesso, il problema può essere altrove: il prezzo fuori mercato, i tempi troppo lunghi, o clienti che non erano quelli giusti fin dall'inizio. Il modo più economico per saperlo è chiedere a chi ha detto di no. Una domanda sola: "Cosa le ha fatto scegliere un altro?". Le risposte, dopo dieci preventivi persi, dicono più di qualsiasi modello.
E due opzioni funzionano, cinque no. Davanti a troppe scelte il cliente rimanda, e un preventivo rimandato spesso diventa un preventivo perso.
Quanti dei tuoi preventivi si chiudono?
Un audit gratuito di 30 minuti: guardiamo da dove arrivano i contatti e dove si perdono. Esci con tre cose da sistemare, scritte, anche se poi non lavoriamo insieme.
Prenota l'audit gratuitoAltre guide
- RevOps per PMI: marketing, vendite e assistenza in un team solo
- Come trovare nuovi clienti senza spendere di più in pubblicità
- Come fidelizzare i clienti in una PMI che vende ad aziende
- Come rispondere alle recensioni su Google: esempi per ogni caso
- Gestione clienti con Excel o Google Fogli: il modello
- Second brain con Claude: una cartella sul Mac, nessuna app
Domande frequenti
Cosa deve contenere un preventivo?
Data e numero, i dati di chi lo fa e del cliente, cosa comprende, il prezzo con l'IVA, i tempi, le condizioni di pagamento, la validità e lo spazio per la firma per accettazione.
Quanto deve durare la validità di un preventivo?
Di solito 30 giorni, legati a un motivo reale come un cambio di listino o il calendario dei lavori. Una scadenza finta il cliente la riconosce.
Conviene fare più opzioni nel preventivo?
Due, sì: una che risolve il problema e una che lo risolve meglio. Con più di tre il cliente tende a rimandare.
Come si scrive un preventivo edile?
Con le fasi dei lavori e il loro importo, gli stati di avanzamento per i pagamenti e una regola chiara su cosa succede se durante i lavori si trova un imprevisto.
Quando richiamare dopo aver mandato un preventivo?
Dopo 3 giorni per sapere se è arrivato ed è chiaro, dopo 10 con una telefonata sui dubbi, e qualche giorno prima della scadenza.
Il preventivo firmato è un contratto?
Il preventivo accettato per iscritto ha il valore di un accordo fra le parti. Per questo tempi e condizioni vanno scritti con cura. Per lavori lunghi o importi alti conviene far rileggere il modello a un professionista.