Guida · Email e automazioni

Marketing automation per PMI: i primi cinque flussi da accendere

La marketing automation è un insieme di messaggi che partono da soli quando un cliente fa qualcosa: si iscrive, chiede un preventivo, compra, smette di comprare. Ogni sequenza si chiama flusso. In una PMI non servono cinquanta flussi: ne bastano cinque, accesi uno alla volta, ognuno con un numero che dice se funziona.

Di Giulia Forghieri, fondatrice di Ondalab · 28 ottobre 2026

Come funziona un flusso

Ogni flusso ha tre pezzi: cosa lo fa partire, cosa manda e quando si ferma. Il terzo è quello che si dimentica più spesso. Un flusso di richiami dopo un preventivo deve fermarsi quando il cliente firma, altrimenti il cliente riceve un "ha avuto modo di guardarlo?" il giorno dopo aver pagato.

I primi cinque flussi

L'ordine non è casuale. I primi quattro lavorano su persone che conoscono già l'azienda e portano fatturato in fretta. Il benvenuto è utile, ma lavora su contatti più freddi: si accende per ultimo.

1. Dopo il preventivo

È il flusso che rende di più e quello che quasi nessuno ha. Il preventivo parte, e dopo tre giorni arriva un messaggio breve per sapere se è chiaro. Dopo dieci giorni ne arriva un secondo, che riparte da cosa il cliente aveva chiesto. Il conto di quanti clienti si recuperano così è nella guida su come trovare nuovi clienti senza più pubblicità.

Una regola: questo flusso manda l'email a nome di una persona vera, con la sua firma, e le risposte arrivano a lei. Un "noreply" qui fa perdere proprio i clienti che volevano rispondere.

2. Dopo l'acquisto

Tre giorni dopo la consegna, un messaggio per sapere se è andato tutto bene. Se il cliente risponde con un problema, si avvisa una persona. Se non risponde, o risponde bene, una settimana dopo parte la richiesta di recensione, con il link diretto. Come si risponde alle recensioni che arrivano è nella guida su come rispondere alle recensioni su Google.

3. Prima del riordino

Funziona per chi vende cose che si riordinano: materiali, ricambi, prodotti di consumo. Il flusso conosce il ritmo di ogni cliente e scrive qualche giorno prima della data prevista, con l'ultimo ordine già pronto da confermare. È il flusso che rende di più per chi vende ad aziende, ed è spiegato nella guida su come fidelizzare i clienti.

4. Riattivazione

Quando un cliente supera di molto il suo ritmo solito, parte un messaggio. Ma la cosa più utile del flusso è l'avviso interno: il commerciale riceve il nome del cliente, cosa comprava e quanto valeva, e chiama. Nella vendita ad aziende un cliente a rischio si recupera al telefono più che per email.

5. Benvenuto

Chi si iscrive alla newsletter o scarica qualcosa dal sito riceve due o tre email nei giorni successivi: chi siete, cosa fate, una guida utile, a chi scrivere. Non serve di più. La newsletter mensile prende il posto del flusso quando finisce.

Un flusso intero, passo per passo

Ecco come si scrive, prima di aprire qualsiasi programma, il flusso dopo il preventivo per un'azienda di arredi per uffici. È un esempio. Scriverlo su un foglio prima di costruirlo evita metà degli errori.

Il punto 5 è quello che si dimentica. Ed è il motivo per cui il flusso deve leggere lo stato del preventivo da un posto che qualcuno aggiorna davvero.

Quanto tempo ci vuole

Se i dati sono già in ordine, un flusso come questo si imposta in una giornata di lavoro, testi compresi. Poi serve una settimana di prova su pochi clienti, guardando ogni email che parte. Se i dati sono sparsi fra fogli e caselle di posta, il tempo va prima a metterli in un posto solo, e di solito è la parte più lunga.

Con quale strumento

I flussi di questa guida si costruiscono con i programmi di email marketing più diffusi: Brevo, Mailchimp, ActiveCampaign, Klaviyo per chi vende online, HubSpot per chi ha già il suo CRM. La scelta conta meno di una condizione: il programma deve sapere quando un preventivo è partito, quando è stato firmato e quando è arrivata una consegna. Se questi dati stanno in un foglio o in un gestionale che non parla con nessuno, il primo lavoro è collegarli, a mano o con strumenti come Make o Zapier.

I dati in un posto solo sono anche quello che permette di passare dai flussi agli agenti AI, che invece di mandare sempre lo stesso messaggio lo scrivono caso per caso.

Gli errori che fanno danni

1. Flussi che non si fermano. Il richiamo che arriva dopo la firma, il benvenuto a un cliente di dieci anni.
2. Tutti i flussi accesi lo stesso giorno. Un cliente può ricevere tre email in una settimana da tre flussi diversi. Si accendono uno alla volta, e si controlla che non si sovrappongano.
3. Mittente "noreply". I clienti rispondono, e le risposte si perdono.
4. Nessuno guarda i numeri. Un flusso che nessuno controlla per sei mesi sta mandando qualcosa di sbagliato a qualcuno.

Quando la marketing automation non serve ancora

Se arrivano cinque richieste al mese, un flusso automatico è uno spreco: cinque email scritte a mano sono migliori e costano meno tempo che impostare il programma. La marketing automation comincia a rendere quando i contatti sono abbastanza da dimenticarne qualcuno ogni settimana.

E non sistema un processo che non c'è. Se in azienda non è deciso chi richiama un preventivo e quando, il flusso non lo può decidere al posto vostro. Prima si scrivono le regole, come spiegato nella guida su RevOps per PMI, poi si automatizzano.

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