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Gestione clienti con Excel o Google Fogli: il modello
Per gestire i clienti di una piccola azienda un foglio di calcolo basta, a lungo. Excel o Google Fogli vanno bene uguale, se il foglio ha le colonne giuste e qualcuno lo tiene aggiornato. Qui c'è il modello, colonna per colonna, con le tre regole che lo tengono vivo e i segnali per capire quando è ora di passare a un CRM, cioè a un programma fatto apposta per clienti e trattative.
In breve
- Un foglio con dieci colonne basta per gestire i clienti di una PMI, se ha una data del prossimo contatto per ogni riga.
- Google Fogli è più comodo di Excel quando lo usano più persone: si lavora insieme e resta la storia delle modifiche.
- Si passa a un CRM quando il foglio lo usano più di cinque persone, i clienti attivi sono qualche centinaio, o servono automazioni.
Excel o Google Fogli?
| Excel | Google Fogli | |
|---|---|---|
| Lavorare in più persone | Possibile con Microsoft 365, meno immediato | Sì, contemporaneamente |
| Storia delle modifiche | Con OneDrive o SharePoint | Sì, con chi ha cambiato cosa |
| Da telefono | App, comoda per leggere | App, comoda per leggere e aggiornare |
| Collegamenti ad altri strumenti | Con Power Automate | Con Make, Zapier e moltissimi programmi |
| Quando sceglierlo | Se in azienda si usa già tutto Microsoft | Se si parte da zero o si lavora fuori ufficio |
La scelta conta meno di quanto sembri. Conta che ci sia un file solo, che tutti sappiano qual è, e che non esistano tre copie diverse sui computer di tre persone.
Il modello, colonna per colonna
Una riga per ogni cliente o potenziale cliente. Queste sono le colonne che servono davvero. Tutto il resto si aggiunge solo se qualcuno lo usa.
| Cosa ci va | Esempio | |
|---|---|---|
| Azienda | Il nome del cliente | Studio Bianchi Architetti |
| Referente | Chi decide, e il suo ruolo | Elena Bianchi, titolare |
| Telefono ed email | Del referente, non il centralino | 333 000000 |
| Da dove arriva | Sito, passaparola, fiera, Google, pubblicità | Passaparola, da Studio Rossi |
| Stato | Una voce da un elenco fisso | Preventivo inviato |
| Valore | Il preventivo aperto, o quanto spende in un anno | 8.900 |
| Ultimo contatto | La data | 21/10/2026 |
| Prossimo contatto | La data, sempre compilata | 31/10/2026 |
| Cosa fare | Il passo successivo, in poche parole | Telefonata sulle due opzioni |
| Chi lo segue | Una persona sola | Marco |
La colonna che fa la differenza è "Prossimo contatto". Un foglio clienti senza quella data è un elenco di nomi. Con quella data diventa una lista di cose da fare, ordinata per giorno.
Gli stati, sempre gli stessi
La colonna Stato funziona solo se si sceglie da un elenco fisso, non se ognuno scrive quello che vuole. In Google Fogli si fa con Dati, Convalida dei dati, Menu a discesa. In Excel con Dati, Convalida dati, Elenco.
Lo stato "Perso" con il motivo accanto è prezioso. Dopo sei mesi dice perché i clienti scelgono un altro: prezzo, tempi, nessuna risposta.
Tre trucchi che lo rendono comodo
- Il colore per i ritardi. Con la formattazione condizionale, la cella "Prossimo contatto" diventa rossa quando la data è passata. In Google Fogli: Formato, Formattazione condizionale, regola "La data è precedente a" e "oggi". Aprendo il foglio si vede subito chi aspetta.
- Una vista per persona. Con le visualizzazioni filtro di Google Fogli ognuno vede solo i suoi clienti, senza cambiare quello che vedono gli altri.
- I giorni dall'ultimo contatto. Una colonna con la formula
=OGGI()-G2, dove G2 è la data dell'ultimo contatto, dice da quanti giorni nessuno sente quel cliente. Ordinando per quella colonna si trovano i clienti dimenticati.
Le tre regole che lo tengono vivo
- Ogni riga ha una data di prossimo contatto. Sempre. Se non c'è niente da fare, si scrive fra quanto risentirlo.
- Si aggiorna subito, dopo ogni telefonata, non a fine settimana. Da telefono ci vogliono venti secondi.
- Il lunedì si guarda insieme: le righe rosse, i preventivi aperti, i clienti persi della settimana. Sono i tre numeri della guida su RevOps per PMI.
Una settimana con il foglio
Ecco come si usa in pratica, in un'azienda inventata con tre persone che seguono i clienti.
Tutto qui. Venticinque minuti a settimana più venti secondi per telefonata. Il risultato è che nessun preventivo resta fermo senza che qualcuno lo sappia.
Come importare i contatti che hai già
Di solito i contatti sono sparsi: la rubrica del telefono del titolare, le email, il gestionale delle fatture, i biglietti da visita della fiera. Non serve recuperarli tutti il primo giorno.
- Prima i clienti attivi, dal gestionale delle fatture: chi ha comprato nell'ultimo anno. Molti gestionali esportano in Excel.
- Poi i preventivi aperti, dalla cartella dei preventivi o dalle email inviate negli ultimi tre mesi.
- Poi i contatti nuovi, man mano che arrivano.
- Il resto quando serve. Un contatto della fiera di tre anni fa entra nel foglio quando qualcuno lo richiama.
Dati dei clienti: le attenzioni minime
Un foglio con nomi, telefoni ed email è un archivio di dati personali. Tre attenzioni bastano per cominciare: si condivide con le singole persone e mai con un link aperto a chiunque, si tolgono gli accessi a chi lascia l'azienda, e si tengono solo i dati che servono a lavorare. Niente note personali che non diresti al cliente in faccia.
Quando passare a un CRM
| Cosa succede | Cosa serve | |
|---|---|---|
| Più di cinque persone ci scrivono | Modifiche che si sovrappongono, righe cancellate per sbaglio | Permessi per ruolo |
| Qualche centinaio di clienti attivi | Il foglio è lento e nessuno trova niente | Ricerche e viste salvate |
| Servono le automazioni | Richiami, avvisi, email che partono da sole | Un CRM collegato all'email |
| Serve la storia di ogni cliente | Email, telefonate e ordini in un posto solo | Lo storico per contatto |
Il passaggio è più semplice se il foglio era fatto bene: le stesse colonne diventano i campi del CRM, e gli stati diventano le fasi della trattativa. Si importa tutto in un pomeriggio. Se il foglio era disordinato, il CRM eredita il disordine.
Un foglio clienti tenuto bene è anche il primo pezzo del Company Brain: i dati dei clienti in un posto solo, letti dal team e, più avanti, dagli agenti AI. Per far partire i richiami da soli a partire dal foglio, c'è la guida sulla marketing automation per PMI.
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Prenota l'audit gratuitoAltre guide
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Domande frequenti
Si possono gestire i clienti con Excel?
Sì, per una piccola azienda un foglio basta a lungo, se ha le colonne giuste, una data di prossimo contatto per ogni cliente e qualcuno che lo aggiorna subito dopo ogni telefonata.
Meglio Excel o Google Fogli per i clienti?
Google Fogli è più comodo quando lo usano più persone, anche fuori ufficio. Excel va bene se in azienda si usa già tutto Microsoft 365.
Quali colonne servono in un foglio clienti?
Azienda, referente, contatti, provenienza, stato, valore, ultimo contatto, prossimo contatto, cosa fare e chi lo segue.
Come faccio a vedere i clienti da richiamare?
Con la formattazione condizionale: la cella del prossimo contatto diventa rossa quando la data è passata.
Quando conviene passare a un CRM?
Quando il foglio lo usano più di cinque persone, i clienti attivi sono qualche centinaio, servono automazioni o serve la storia completa di ogni cliente.
È sicuro tenere i dati dei clienti in un foglio?
Con tre attenzioni sì: condivisione solo con persone precise e mai con un link aperto, accessi tolti a chi lascia l'azienda, solo i dati che servono.