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Agenti AI in una PMI: esempi veri, e come si crea il primo

Un agente AI è un programma che riceve un compito, legge i dati che gli servono e lo porta a termine da solo, chiedendo conferma quando deve. Gli esempi che si trovano in rete parlano di trading, auto a guida autonoma e reti elettriche. Qui ci sono quelli che servono a una PMI che vende: richieste, preventivi, clienti, recensioni. Per ognuno c'è cosa fa, cosa resta a una persona e come si capisce se funziona.

Di Giulia Forghieri, fondatrice di Ondalab · 28 ottobre 2026

Cos'è un agente AI, detto semplice

Pensa a una persona nuova appena arrivata in ufficio. Le dai tre cose: un compito ("ogni mattina guarda i preventivi senza risposta"), l'accesso ai posti dove stanno le informazioni (il foglio dei preventivi, la casella email) e qualche regola ("prima di mandare qualcosa a un cliente fammelo vedere").

Un agente AI funziona allo stesso modo. Le istruzioni si scrivono in italiano, i dati sono quelli che l'azienda ha già, e gli strumenti sono le cose che gli permetti di fare: scrivere una bozza, aggiornare una riga, mandare un avviso sul telefono di qualcuno.

La differenza con un programma tradizionale è che l'agente ragiona sul caso singolo. Davanti a un preventivo per tre finestre e a uno per una casa intera scrive due messaggi diversi, perché legge cosa c'era nella richiesta.

Agente AI, automazione e chatbot: che differenza c'è

Nella pratica si usano insieme. L'automazione porta i dati nel posto giusto, l'agente ci ragiona sopra, e la persona decide.

Otto esempi di agenti AI in una PMI

I primi sette sono compiti come si presentano in un'azienda che vende servizi, installazioni o forniture ad altre aziende. Sono esempi costruiti per spiegare, non casi di clienti, e i numeri dentro gli esempi sono di fantasia. L'ottavo è mio, con i numeri veri.

1. L'agente dei preventivi fermi

Il problema. Un'impresa di serramenti manda una sessantina di preventivi al mese. Chi li scrive è anche chi va dai clienti a misurare, e il richiamo scivola sempre a domani. Dopo tre settimane il cliente ha firmato con un altro.

Cosa fa l'agente. Ogni mattina alle 8 legge il foglio dei preventivi, trova quelli senza risposta da più di dieci giorni e per ciascuno prepara un messaggio che parte da cosa il cliente aveva chiesto: "le finestre del soggiorno", "la porta blindata con la serratura che non le piaceva".

Cosa resta a una persona. Leggere le bozze, sistemarle se serve e mandarle. Cinque minuti invece di un'ora.

Come si misura. Quanti preventivi ricevono almeno un richiamo, e quanti di quelli richiamati si chiudono. Perché il richiamo pesa così tanto lo spiega il conto nella guida su come trovare nuovi clienti.

2. L'agente della prima risposta

Il problema. Le richieste dal sito arrivano in una casella che controlla una persona sola, quando ha tempo. Il venerdì pomeriggio nessuno la guarda fino al lunedì.

Cosa fa l'agente. Appena arriva una richiesta la legge, capisce di cosa si tratta e avvisa chi deve rispondere, con una bozza già scritta e i dati del contatto in cima. Se la richiesta è fuori zona o fuori servizio, prepara una risposta gentile che lo dice subito.

Cosa resta a una persona. La telefonata. L'agente fa arrivare la richiesta al momento giusto, la conversazione la fa chi conosce il lavoro.

Come si misura. Il tempo fra la richiesta e la prima risposta, ogni settimana.

3. L'agente delle recensioni

Il problema. Le recensioni su Google arrivano, alcune ricevono risposta dopo un mese, quelle negative restano lì senza una parola.

Cosa fa l'agente. Legge le recensioni nuove, prepara una risposta per ognuna nel tono dell'azienda e mette in cima quelle sotto le quattro stelle, con un riassunto di cosa è andato storto.

Cosa resta a una persona. Le recensioni negative si gestiscono di persona, spesso con una telefonata prima della risposta pubblica.

Come si misura. Quante recensioni hanno una risposta entro due giorni.

4. L'agente dei clienti fermi

Il problema. Un distributore di prodotti per la ristorazione ha clienti che riordinano ogni cinque o sei settimane. Quando uno smette, nessuno se ne accorge finché a fine anno il fatturato di quel cliente è zero.

Cosa fa l'agente. Una volta a settimana confronta la data dell'ultimo ordine di ogni cliente con il suo ritmo abituale. Chi è in ritardo di più della metà del suo intervallo finisce in un elenco, con cosa comprava e quanto valeva in un anno.

Cosa resta a una persona. Chiamare i primi cinque dell'elenco. Spesso la ragione è banale (hanno cambiato fornitore per un problema di consegna) e si recupera con una telefonata.

Come si misura. Quanti clienti dell'elenco tornano a ordinare entro un mese.

5. L'agente delle domande frequenti

Il problema. L'assistenza risponde alle stesse domande ogni giorno, al telefono e per email, e il sito non le spiega.

Cosa fa l'agente. A fine mese legge le email arrivate e le note delle telefonate, raggruppa le domande simili e dice quali sono le prime dieci, quante volte sono arrivate e se il sito ha già una risposta.

Cosa resta a una persona. Scrivere le risposte mancanti sul sito, o cambiare la cosa che genera la domanda.

Come si misura. Quante volte arrivano le stesse domande il mese dopo.

6. L'agente dei concorrenti

Il problema. Si scopre che un concorrente fa una promozione quando un cliente lo dice al telefono.

Cosa fa l'agente. Una volta a settimana guarda i siti e le pubblicità attive di un elenco di concorrenti e scrive in mezza pagina cosa è cambiato: prezzi, offerte, servizi nuovi.

Cosa resta a una persona. Decidere se reagire, e come. Quasi sempre la risposta è non fare niente, ed è bene saperlo prima del cliente.

Come si misura. Qui la misura è il tempo risparmiato: chi lo faceva a mano lo faceva una volta al trimestre, quando se ne ricordava.

7. L'agente del report del lunedì

Il problema. I numeri ci sono, sparsi fra il gestionale, il foglio dei preventivi e la piattaforma delle pubblicità. Nessuno li mette insieme.

Cosa fa l'agente. Il lunedì mattina raccoglie i numeri della settimana prima e scrive una pagina sola: quante richieste sono entrate e da dove, quanti preventivi sono partiti, quanti si sono chiusi, cosa si è perso e le tre cose da fare questa settimana.

Cosa resta a una persona. Leggerlo con il caffè e decidere. La riunione del lunedì diventa di venti minuti.

Come si misura. Se il lunedì qualcuno lo legge. Un report che nessuno apre si spegne. Quali numeri metterci dentro è spiegato nella guida su RevOps per PMI.

8. Il mio: l'agente che ha scelto le parole di questo sito

Le parole su cui sono scritte queste guide le ha cercate un agente che ho guidato io, dentro la stessa cartella dove tengo il mio second brain con Claude. Gli ho dato un compito ("trova le ricerche in italiano dove una PMI cerca aiuto su marketing, vendite e AI, e dove c'è spazio per una pagina nuova"), l'accesso a due fonti di dati e una regola: nessuna parola entra senza il numero di ricerche accanto.

Ha misurato 224 parole su Google, ha letto le prime pagine dei risultati per le più promettenti, ha scartato quelle dove i primi posti sono di grandi aziende di software e mi ha proposto l'ordine in cui scrivere. Costo dei dati: 2,28 dollari. Una delle sue proposte era il nome di un'azienda scambiato per una ricerca, e l'ho tolta io. La decisione finale è rimasta mia, ed è il modo giusto di usarlo.

Come sono scritte le istruzioni di un agente

Questa è la parte che di solito resta nascosta, ed è la più semplice. Ecco le istruzioni complete dell'agente dei preventivi fermi, così come si scrivono.

Sono una dozzina di righe in italiano. Il lavoro vero sta nel decidere cosa scriverci: dieci giorni o sette, chi riceve l'avviso, cosa l'agente non deve mai fare. Se in azienda più persone usano gli stessi agenti, queste istruzioni vanno tenute in un posto condiviso, con le regole di chi le può cambiare: è il tema della guida sul second brain per aziende.

Come creare un agente AI: i cinque passi

1. Il compito, in una frase. "Ogni mattina trova i preventivi fermi da più di dieci giorni." Se non sta in una frase, sono due agenti. Il compito migliore per cominciare è uno che oggi qualcuno fa a mano, male o in ritardo.
2. Le regole. Cosa può fare da solo e cosa deve chiedere. Per i primi mesi la regola più utile è una: prepara, non inviare. Poi le eccezioni: chi non va mai contattato, cosa fare se un dato manca.
3. I dati. Dove legge, e in che forma. Un foglio con le colonne sempre uguali funziona meglio di tre caselle email. Se i dati sono in dieci posti, il primo lavoro è metterli in uno.
4. La prova. Una o due settimane in cui l'agente prepara e una persona controlla tutto, segnando cosa avrebbe fatto diversamente. Di solito saltano fuori tre o quattro regole che nessuno aveva pensato di scrivere.
5. Il controllo. Una volta a settimana si guarda cosa ha fatto, dieci minuti. Ogni correzione diventa una riga nuova nelle istruzioni.

Per scriverlo non serve codice. Le istruzioni si scrivono in italiano, e il collegamento ai dati si prepara una volta sola.

Con quali strumenti

Gli strumenti cambiano ogni pochi mesi, quindi conviene ragionare per pezzi. Serve un modello che legga e scriva, come Claude o ChatGPT. Serve un posto dove stanno i dati, che spesso è un foglio Google o il CRM (il programma dove l'azienda tiene clienti e trattative). E serve qualcosa che colleghi le due cose e faccia partire l'agente all'ora giusta: strumenti come Make, Zapier o n8n, oppure i collegamenti già pronti dentro gli assistenti AI.

La scelta dello strumento conta meno di quanto sembri. Conta di più che i dati stiano in un posto solo e che le regole siano scritte. Quel posto solo, con clienti, richieste e preventivi insieme, è quello che chiamo Company Brain.

Quando un agente AI non conviene

Un agente fa il lavoro ripetitivo e lo fa in fretta, compresi gli errori. Se il foglio dei preventivi ha metà delle righe senza data, prepara cento messaggi sbagliati in un minuto. Prima si sistemano i dati, poi si accende l'agente.

Non conviene sui compiti rari: se una cosa capita una volta al mese, scrivere bene le istruzioni costa più che farla a mano. Non conviene dove il valore è la relazione, come una trattativa o un cliente arrabbiato. E non funziona dove il processo non esiste: se in azienda nessuno sa dire quando si richiama un preventivo, l'agente non lo può inventare. In quel caso il primo lavoro è scrivere il processo, e spesso basta quello a migliorare le cose.

Se stai valutando di farti aiutare da qualcuno per i primi agenti, nella guida sulla consulenza AI per PMI ci sono le dieci domande da fare prima di firmare.

Altre guide

1. Consulenza AI per PMI: da dove si parte, e cosa non comprare
2. Knowledge base AI per aziende: cosa metterci e come tenerla viva
3. Second brain con Claude: una cartella sul Mac, nessuna app
4. Company Brain: cos'è, e come si costruisce in una PMI
5. Second brain per aziende: come si costruisce per un team
6. RevOps per PMI: marketing, vendite e assistenza in un team solo

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